Vzhledem k tomu, že transpoziční legislativa v podobě národního zákona nebyla dosud přijata, vztahuje se tato povinnost dle pravidel přímé aplikovatelnosti směrnice na následující subjekty:
a) Státní orgány. Služební úřady podle zákona o státní službě mají již oznamovací systémy zavedeny a bude postačovat jejich modifikace odpovídající požadavkům Směrnice.
b) Územní samosprávné celky (vnitřní oznamovací systémy je povinen zavést orgán kraje a obce s více než 10 000 obyvateli). Obce mohou oznamovací systémy sdílet, zejména v rámci dobrovolných svazků obcí. U krajských úřadů, magistrátů, městských úřadů nebo obecních úřadů se bude ve většině případů jednat o zcela novou agendu. Lze nicméně očekávat, že se nebude jednat o složitou či počtem řešených oznámení administrativně náročnou agendu, která by nutně vyžadovala přijetí nových zaměstnanců nebo zajištění některých činností, včetně zřízení samotného oznamovacího systému, komerčními subjekty.
c) Subjekty, které lze zahrnout v souladu s judikaturou Soudního dvora Evropské unie pod pojem „stát“. Z judikatury SDEU totiž vyplývá, že přímý vertikální účinek netransponované směrnice dopadne vedle státu také na subjekty, které stát pověřil zajišťováním činnosti ve veřejném zájmu, a které buď podléhají kontrole ze strany státu nebo jsou za účelem plnění těchto činností nadány specifickými pravomocemi, kterými obvykle nedisponují jednotlivci v rovnocenných vztazích typických pro soukromé právo. Právní forma takového subjektu přitom není rozhodná a přímý vertikální účinek dopadne na subjekty, které naplní některé z výše uvedených kritérií.
Soukromé společnosti tuto povinnost nyní na základě přímého účinku směrnice nemají. Tato povinnost může být zavedena po schválení národního zákona o ochraně oznamovatelů.
V návrhu Směrnice byly náklady spojené se zavedením interních oznamovacích kanálů v rámci veřejného sektoru v celé EU vyčísleny na 204,9 milionů EUR ve formě jednorázových nákladů a na 319,9 milionů EUR ve formě ročních nákladů. U soukromého sektoru byly jednorázové náklady odhadnuty na částku ve výši 542,9 milionů EUR a ve formě ročních nákladů částkou 1 016,7 milionů EUR. V součtu by měly náklady soukromého a veřejného sektoru v rámci EU činit 1 336,6 milionů EUR
Dopady na státní rozpočet či na rozpočty územních samosprávných celků (resp. na ostatní veřejné rozpočty) bude mít zajištění personálních (odborně způsobilých zaměstnanců) a technických kapacit pro oznamování. Významnou skutečností je, že zaměstnavatelé budou moci tyto služby sdílet, případně vedením vnitřního oznamovacího systému pověřit třetí osobu, což může pomoci minimalizovat náklady. Ministerstvo spravedlnosti po konzultaci s Ministerstvem financí odhaduje, že agenda zajištění vnitřního oznamovacího systému u obcí bude vykonávána cca na 0,2 úvazku a pravděpodobně ji bude po organizační analýze vykonávat stávající zaměstnanec. Tudíž náklady na zajištění odpovídajících prostor s kancelářským a IT vybavením budou téměř nulové. Náklady budou nicméně významně sníženy s ohledem na skutečnost, že řada těchto zaměstnavatelů již má zavedenou nějakou formu vnitřního oznamovacího systému. Ve veřejném sektoru taková povinnost vyplývá z nařízení vlády č. 145/2015 Sb.
V soukromém sektoru již také řada větších zaměstnavatelů má zavedenou nějakou formu dobrovolného oznamovacího systému nebo etické linky. Například z průzkumu společnosti PricewaterhouseCoopers provedeném mezi 79 společnostmi z České republiky vyplynulo, že 86 % respondentů disponuje vlastním compliance programem https://www.pwc.com/cz/cs/hospodarska-kriminalita/assets/pdf/global-economic-crime-survey-2016-cz.pdf. Zavádění compliance programů je již v kontextu stávající právní úpravy pro zaměstnavatele výhodné, zejména s ohledem na možnost liberace dle § 8 odst. 5 zákona č. 418/2011 Sb., o trestní odpovědnosti právnických osob a řízení proti nim, ve znění pozdějších předpisů. Zaměstnavatelé tak budou z velké části povinni tyto systémy pouze modifikovat tak, aby naplnili požadavky Směrnice na vnitřní oznamovací systém. Povinné subjekty budou mít rovněž povinnost umožnit podávání oznámení anonymně a budou tak mít stejně jako ministerstvo náklady spojené s ochranou totožnosti oznamovatelů a obsahu podaných oznámení jak ve fyzické, tak v elektronické podobě a také pak budou povinny pověřit jednu nebo více osob činností tzv. příslušné osoby, která bude oznámení zpracovávat. S ohledem na množství očekávaných oznámení a již existující vnitřní oznamovací systémy lze očekávat, že touto osobou bude ve většině případů stávající zaměstnanec. Mzdové náklady by se tedy v souvislosti se zavedením vnitřního oznamovacího systému dle návrhu zákona neměly příliš zvyšovat. Přestože záměrem Směrnice je motivovat oznamovatele k podání co největšího množství relevantních oznámení, nelze předpokládat, že tento objem bude celkově nějak dramatický a rozprostře se mezi jednotlivé povinné subjekty a ministerstvo. Pro představu lze uvést, že v rámci EU z celkového počtu zjištěných protiprávních jednání 7 % připadá na whistleblowery.
https://www.pwc.com/cz/en/hospodarska-kriminalita/assets/pdf/gecs-survey-report-pro-cr-2018.pdf
a) Informace o způsobech oznamování musí být přístupné na webových stránkách nebo intranetu zaměstnavatele. S ohledem na zajištění dostupnosti informací co největšímu spektru pracovníků (včetně např. dodavatelů atp.) však doporučujeme využít webové stránky.
Takovými informacemi se rozumí zejména:
Informace o podávání oznámení prostřednictvím vnitřních i externích oznamovacích systémů.
Kontaktní údaje pro oznamování.
b) Je potřeba určit a poučit příslušnou osobu, kterou musí být nezávislá a důvěryhodná osoba, která bude řádně poučená o své funkci a které budou k jejímu výkonu poskytnuty podmínky. Může se jednat např. o pověřence pro ochranu osobních údajů, advokáta, obchodní společnost či zaměstnance povinného subjektu.
c) Příjem oznámení je umožněn písemně anebo ústně (i osobně v přiměřené lhůtě).
d) Je-li oznámení učiněno ústně na základě osobního nebo telefonického rozhovoru, je příslušná osoba povinna pořídit zvukovou nahrávku oznámení nebo jeho přepis. Nevysloví-li oznamovatel s pořízením nahrávky souhlas, nesmí ji příslušná osoba pořídit. V takovém případě se o podaném oznámení sepíše pouze písemný záznam, který by co do obsahu měl odpovídat protokolu podle § 18 odst. 2 správního řádu. Obdobný postup se uplatní rovněž, pokud pořízení zvukové nahrávky oznámení není možné, např. pokud se pro příjem oznámení nepoužívá telefonická linka s funkcí nahrávání hovorů. V případě pořízení přepisu oznámení i v případě sepsání záznamu o oznámení se oznamovateli umožní, aby se k těmto vyjádřil. Jeho vyjádření se k přepisu či záznamu přiloží.
e) Co se týče zpracování oznámení, oznamovatele je potřeba nejprve nejlépe automatizovaným způsobem vyrozumět do 7 dnů o přijetí oznámení.
f) Přístup k podaným oznámením má pouze příslušná osoba (osoby), která o nich zachovává mlčenlivost.
g) Příslušná osoba musí provést předběžné posouzení oznámení, tzn. musí si zodpovědět zejména následující otázky: Jedná se o oznámení podle Směrnice (tzn. spadá oznamované jednání pod oblasti vymezené Směrnicí)? Je dodržen tzv. pracovní kontext? O jaký druh protiprávního jednání se jedná (přestupek X trestný čin X jiné protiprávní jednání)? Postačuje oznamované jednání vyřešit interně?
h) V této fázi má příslušná osoba povinnost oznamovatele vyrozumět o tom, že nejde o oznámení ve smyslu Směrnice, pokud dojde k takovému závěru (do 3 měsíců od vyrozumění o přijetí oznámení, nebo do 3 měsíců a 7 dnů od přijetí oznámení, pokud oznamovatel vyrozuměn nebyl).
i) V některých případech budou muset být skutečnosti nasvědčující tomu, že byl spáchán trestný čin, oznámeny orgánům činným v trestním řízení, případně důvodná podezření, že byl spáchán přestupek, oznámena orgánům správního trestání nebo jiným věcně příslušným orgánům veřejné moci.
j) Jinak příslušná osoba informace uvedené v oznámení prošetří, čímž se rozumí postup příslušné osoby blíže vymezený vnitřními předpisy. Ten může např. uložit povinnost součinnosti dalších osob (zejm. zaměstnanců) v rámci povinného subjektu, oprávnění vyžadovat písemnosti nebo jiné věci potřebné pro posouzení, oprávnění požadovat vysvětlení, oprávnění vstupovat do kanceláří a jiných prostor povinného subjektu atd.
k) Příslušná osoba dále povinnému subjektu doporučí, pokud je to možné, přijetí nápravných opatření. A to tak, aby z doporučení nebylo zřejmé, kdo je oznamovatelem a nedošlo k prozrazení ani jiných „důvěrných informací“ obsažených v oznámení (včetně totožnosti dalších osob uvedených v oznámení). Příslušná osoba následně musí vyrozumět oznamovatele o výsledku prošetření a o plánovaných či přijatých opatřeních (do 3 měsíců od vyrozumění o přijetí oznámení, nebo do 3 měsíců od přijetí oznámení, pokud oznamovatel vyrozuměn nebyl).
m) Příslušná osoba musí vést evidenci údajů z oznámení, do níž bude mít přístup pouze příslušná osoba. Ačkoliv ze Směrnice nevyplývá konkrétní podoba a rozsah vedení evidence, Ministerstvo spravedlnosti doporučuje vést evidenci v podobě a rozsahu, které jsou stanoveny ST č. 1150. Tedy v elektronické podobě a v rozsahu: a) datum přijetí oznámení, b) jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, jsou-li tyto údaje známy, c) shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li její totožnost známa, d) datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a jejich výsledek.
n) Příslušná osoba dále musí uchovávat oznámení samotná, a to takovým způsobem, aby přístup k nim měla pouze příslušná osoba, a to po dobu nezbytně nutnou pro případ dalších šetření (i dalšími orgány veřejné moci). Po vzoru ST č. 1150 lze doporučit dobu uchovávání pět let. Obdobně se povinnost a doba uchovávání uplatní také v případě přepisu či záznamu oznámení.
a) Vnitřní oznamovací systém, ve který budou mít oznamovatelé důvěru, je základním předpokladem pro jeho všestranný přínos. Snižuje se jím pravděpodobnost finančních a dalších ztrát a úniků informací např. z důvodu uveřejnění či neefektivního vyřizování oznámení.
b) Je nezbytné zajistit vysokou míru ochrany totožnosti oznamovatele a skutečností uvedených v oznámení. Klíčovým požadavkem je to, aby se s oznámeními měla možnost seznamovat pouze příslušná osoba. Je tedy nežádoucí, aby oznámení byla přijímána na podatelně a až odtud dále distribuována vyřizujícím zaměstnancům (a to jak ve fyzické, tak v elektronické podobě). Povinný subjekt proto musí zajistit kanály pro oznamování, k nimž bude mít přístup pouze příslušná osoba. O této skutečnosti je potřeba řádně informovat potenciální oznamovatele (např. na webových stránkách povinného subjektu).
Pro případy listinných podání by oznamovatel měl být řádně poučen, že mají být označeny např. „Pouze k rukám příslušné osoby“. Zaměstnanci povinného subjektu musí být poučeni o povinnosti předat takovou písemnou příslušné osobě za zachování důvěrnosti jejího obsahu.
V případě telefonických podání pak musí existovat telefonní spojení přímo s příslušnou osobou, které nebude podléhat příjmu nebo přepojování jinou osobou.
Co se týče elektronického podávání oznámení, je nezbytné zajistit zvýšenou míru důvěrnosti obsahu elektronické komunikace, než jak je tomu např. v případě běžné pracovní komunikace. Příjemcem takové komunikace by měla být opět výhradně příslušná osoba. Může se jednat např. o vyhrazenou e-mailovou schránku, k níž nebude mít přístup žádná jiná osoba. I pro tyto případy lze však doporučit podmínění přístupu ke komunikaci zadáním hesla (nad rámec zadání přihlašovacích údajů do počítače), s nímž bude seznámena pouze příslušná osoba. Alternativně lze zavést možnost podávání oznámení prostřednictvím webové aplikace, ale i v takovém případě je nezbytné zajistit její vysokou míru důvěrnosti za splnění výše uvedených požadavků.
c) Vnitřní oznamovací systém vytvořený na míru lze získat od komerčních i nekomerčních subjektů.
d) Při zavádění a provozování vnitřních oznamovacích systémů je nezbytné vystupovat maximálně profesionálně, verbálně ani nonverbálně nesnižovat význam oznamovatelů ani potřeby je chránit a neprohlubovat již existující stigmatizaci oznamovatelů protiprávního jednání.
e) O možnosti oznamovat protiprávní jednání musí být potenciální oznamovatelé informováni aktivně ze strany povinného subjektu, např. na internetových stránkách nebo rozesláním informační zprávy.
f) Proces podání oznámení musí být co nejjednodušší. Oznamovatelům nelze klást administrativní či technické překážky v podávání oznámení. Podmínit podání oznámení zaplacením administrativního poplatku nebo uváděním řady (ne)souvisejících informací osobního i neosobního charakteru (např. účelu podání oznámení, specifikace toho, čeho se oznamovatel domáhá, návrhu nápravných opatření, právní kvalifikace jednání apod.) by mělo být vyloučeno.
g) Cílem je vytvořit vnitřní oznamovací systém, který se oznamovatelé nebudou bát využívat z důvodu vyzrazení jejich totožnosti a potenciálního následného odvetného opatření.
h) Veškeré informace o oznamování a následné ochraně musí být podávány srozumitelně a stručně s vědomím toho, že potenciální oznamovatelé nedisponují právním vzděláním. Současně však oznamovatelé musí být dostatečně poučeni o svých právech i povinnostech.